TIETOSUOJASELOSTE
OY OPTIMA LKV AB
Yhdistetty tietosuojaseloste ja tietojen käsittelykuvaus tietosuojalain sekä Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukaisesti.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Kiinteistönvälitystoimisto: Oy Optima LKV Ab
Osoite: Pitkänlahdenkatu 37, 65100 Vaasa
Y-tunnus: 2538409-8
Tietosuojavastaava / yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Titteli/Nimi: Toimitusjohtaja Jonny Nybäck
Puhelin: 010-3202024
Sähköposti: jonny.nyback[@]optima-lkv.fi
Postiosoite: kuten yllä
2. REKISTERIN NIMI JA TIETOJEN SISÄLTÖ
Kiinteistönvälitystoimisto Oy Optima LKV Ab:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJASI?
3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niitä käsitellään tietosuojalain sekä muiden soveltuvien lakien, asetusten, määräysten ja viranomaisohjeiden mukaisesti.
Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka voidaan yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.
Tässä asiakirjassa kuvataan yksityiskohtaisesti henkilötietojen keräämisen, käsittelyn ja luovuttamisen menettelyt sekä rekisteröidyn (asiakkaan) oikeudet.
3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
a) Sopimus-, asiakas- tai vastaava suhde
Asiakasrekisterin tarkoituksena on hallinnoida:
• toimeksiantajan (esim. myyjän tai vuokranantajan) kanssa tehtyjä sopimus- tai asiakassuhteita
• toimeksiantoon liittyviä suhteita toimeksiantajan vastapuolen kanssa (esim. ostaja tai vuokralainen)
• arviointi- ja asiantuntijatehtäviin liittyviä sopimussuhteita.
Tietoja voidaan kerätä myös henkilöiltä, jotka osallistuvat asuntonäyttöihin, rikosten tai väärinkäytösten ehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, sekä potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen kartoittamiseksi ja tulevien asiakassuhteiden luomiseksi, palveluiden tarjoamiseksi ja markkinoinniksi.
Tässä kuvauksessa kohdassa a) mainittuja henkilöitä kutsutaan ”Asiakkaiksi”.
b) Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö
Kiinteistön- ja vuokrahuoneiston välityksestä annetut lait (1074/2000 ja 1075/2000) edellyttävät, että toimeksiantojen käsittely ja asiakkaiden hakutiedot dokumentoidaan.
Välitysliikkeen on muun muassa pidettävä toimeksiantopäiväkirjaa, johon tallennetaan henkilö-, kohde- ja tapahtumatietoja sekä toimeksiantoon liittyviä asiakirjoja.
c) Rahanpesulain mukainen lakisääteinen valvonta
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017, 3 luku 3 §, ”Rahanpesulaki”) mukaan asiakkaan tuntemistiedot ja muut tarpeelliset tiedot on säilytettävä ja käytettävä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen.
Tähän tarkoitukseen kerättyjä tietoja ei saa käyttää muihin, tämän tarkoituksen kanssa ristiriitaisiin tarkoituksiin.
d) Suostumukseen perustuva tietojen käsittely
Jos lakisääteistä tai muuta oikeudellista perustetta ei ole, asiakkaalta pyydetään nimenomainen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Toimeksiantotietoja voidaan käyttää myös arviointi- ja asiantuntijatehtäviin, ja ne tallennetaan samalla tavoin kuin toimeksiantopäiväkirjaan.
3.3 Tietojen käyttötarkoitukset
Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
• asiakassuhteiden hallinta ja kehittäminen
• palveluiden tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja varmistaminen
• laskutus, perintä ja liiketapahtumien todentaminen
• kohdennettu mainonta ja markkinointi
• analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä ja markkinointiviestintä
• rekisterinpitäjän ja toimeksiantajien oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• muut vastaavat tarkoitukset.
3.4 Tietojen puuttumisen seuraukset
Jos kohdissa 3.2 a), b) tai c) mainittuja tietoja ei saada, asiakassuhdetta ei voida aloittaa tai jatkaa, eikä sopimusta voida tehdä.
Jos pakollisia tunnistustietoja ei toimiteta asuntonäytössä, henkilöltä voidaan evätä pääsy näyttöön.
4. ASIAKASREKISTERIN TIETOJEN SISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄTÄÄN
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään muun muassa seuraavia tietoryhmiä:
• Asiakkaan perustiedot: nimi, osoite, kieli
• Henkilötunnus (tai yritystunnus) tunnistamista varten
• Laskutus- ja perintätiedot
• Asiakas- ja sopimussuhteisiin liittyvät tiedot (esim. palvelut, päivämäärät, tarjoukset, sopimukset, kohdetiedot, palkkiot jne.)
• Markkinointiluvat ja -kiellot
• Asiakkaan itse antamat kiinnostuksen kohteet ja muut tiedot
• Palveluihin liittyvät tapahtumatiedot
• Reklamaatiot ja niiden käsittely
• Vuokralaisen luottotiedot ja taloudelliset tiedot maksukyvyn arvioimiseksi
Rahanpesulain mukaista valvontaa varten voidaan käsitellä myös seuraavia tietoja:
• nimi, syntymäaika, henkilötunnus
• edustajan vastaavat tiedot
• oikeushenkilöiden nimi, rekisterinumero, rekisteröintipäivä ja -viranomainen
• hallituksen jäsenten nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
• toimiala
• todelliset edunsaajat
• henkilöllisyystodistuksen tiedot (nimi, numero, myöntäjä tai kopio)
• asiakkaan toimintaan, liiketoiminnan laatuun ja laajuuteen, taloudelliseen asemaan ja varojen alkuperään liittyvät tiedot sekä muut tarpeelliset tiedot
• poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä (PEP) koskevat tiedot lain mukaisesti
• ulkomaisten asiakkaiden osalta: kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot.
5. TIETOJEN SÄILYTYSKAIKA
Toimeksiantopäiväkirjan tiedot säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaiset tiedot säilytetään viisi (5) vuotta, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen rikostutkinnan, oikeusprosessin tai oikeuksien suojaamisen vuoksi.
Säilyttämistarve tarkistetaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua.
Muut henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.
Jos tietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, ne poistetaan asiakkaan pyynnöstä.
6. TIETOJEN LÄHTEET / MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN
Henkilötietoja kerätään suoraan asiakkaalta toimeksiantosopimusten, osto- ja vuokraustarjousten, toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, lainmukaisten velvoitteiden tai yrityksen palveluiden (esim. asuntonäyttöjen) yhteydessä.
Tietoja voidaan saada myös kiinteistönhallinnasta, väestötietojärjestelmästä, viranomaisilta ja luottotietorekistereistä.
Suostumukseen perustuvat tiedot saadaan joko suoraan asiakkaalta tai viranomaisilta / kolmansilta osapuolilta asiakkaan luvalla.
7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Tietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa, esimerkiksi:
- aluehallintovirastolle
- viranomaisille
- pankeille
- kiinteistönhallinnalle
- Maanmittauslaitokselle
Tietoja ei normaalisti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta niitä voidaan käsitellä väliaikaisesti siellä pilvipalveluiden (esim. OneDrive, iCloud, Dropbox) käytön yhteydessä.
Kauppasummia ja kohdetietoja voidaan myös luovuttaa Kiinteistöalan Keskusliitolle (KVKL) hintaseurantapalvelun tallennusta varten:
http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja
IT-ulkoistuksen yhteydessä tietoja voivat käsitellä alihankkijat, mutta aina rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja sopimusten mukaisesti.
8. REKISTERIN SUOJAAMINEN
Tietoihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt, joilla on käyttäjätunnus ja myönnetty käyttöoikeustaso.
Tietokannat on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä, ja ne sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Alihankkijat ovat sopimuksen kautta velvoitettuja noudattamaan asianmukaista tietosuojaa.
9. ASIAKKAAN OIKEUDET
9.1 Oikeus päästä tietoihin ja tietojen siirrettävyys
Asiakkaalla on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti (allekirjoitettuna tai digitaalisesti varmennettuna).
Oikeus ei koske tietoja, jotka on kerätty rahanpesulain noudattamiseksi.
Vastaus annetaan 30 päivän kuluessa.
Asiakkaalla on myös oikeus saada omat tietonsa koneellisesti luettavassa muodossa.
9.2 Oikeus oikaisuun
Asiakkaalla on oikeus korjauttaa virheelliset tiedot.
9.3 Oikeus vastustaa tai rajoittaa käsittelyä sekä oikeus tietojen poistamiseen
Asiakas voi vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointia, mielipidekyselyjä tai liiketoiminnan kehittämistä varten ja pyytää tietojen poistamista.
9.4 Suostumuksen peruuttaminen
Jos käsittely perustuu suostumukseen, se voidaan peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
9.5 Menettely oikeuksien käyttämiseksi
Pyynnöt toimitetaan rekisterinpitäjälle tässä asiakirjassa annettujen yhteystietojen kautta.
9.6 Riitatilanteet
Asiakas voi tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetulle, jos rekisterinpitäjä ei täytä pyyntöä.
10. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Rekisterinpitäjä ei suorita profilointia eikä tee automaattisia päätöksiä henkilötietojen perusteella.